Anmeldelse

Når en bygningsejer anmelder en byggeskade, foregår det på et særligt anmeldelsesskema, hvor vi på forhånd har indført visse oplysninger om byggeriet. Ved modtagelsen oprettes en skadesag i fonden, og vi kontrollerer i den forbindelse, at de formelle betingelser for at behandle sagen er til stede, herunder at bygningsejeren har underskrevet anmeldelsen.

Kvitteringsbrev

Herefter foretager vi en foreløbig registrering af, hvilke fysiske forhold, anmeldelsen vedrører, ligesom vi finder vores sag fra eftersynet frem og ser på, om alle relevante dokumenter er til stede. Det kan f.eks. dreje sig om

• reklamationsbreve til de ansvarlige teknikere, entreprenører og leverandører
• breve med reaktion fra de ansvarlige
• billeder af skaderne
• driftsoplysninger
• redegørelse for aktiviteter i forlængelse af 1-års/5-års eftersynet
• skøde, når en privat andelsboligforening er købt færdig på et skøde

Hvis relevant materiale mangler, skriver vi til ejeren og anmoder om indsendelse af materialet.

Hvis alle relevante bilag umiddelbart ser ud til at være til stede, skriver vi dette til ejeren og oplyser samtidig kort om sagens videre behandling, herunder at der normalt vil foreligge en afgørelse inden 6 måneder. Dette såkaldte kvitteringsbrev sender vi normalt inden 14 dage efter modtagelse af anmeldelsen.

Fordelingsmøde

På et internt møde i fonden, efter vi har kvitteret for anmeldelsen, gennemgås anmeldelsen ud fra såvel tekniske som juridiske aspekter, og der træffes beslutning om, hvorledes den enkelte sag skal viderebehandles, herunder om den skal afvises på det foreliggende grundlag, om der skal indhentes yderligere oplysninger fra ejeren, om der straks skal iværksættes en særlig undersøgelse for at finde ind til problemernes art og omfang, ligesom der drøftes mulige tekniske løsninger på de anmeldte forhold.

Teknisk indstilling

Sædvanligvis går sagen videre til teknisk indstilling. Det indebærer, at en teknisk ansvarlig medarbejder går sagen igennem og inden for en måneds tid sender et brev til ejeren om en besigtigelse af byggeriet. Under besigtigelsen skal der være adgang til at se de anmeldte forhold, og ejeren må være behjælpelig med stige o.l., så fondens medarbejder kan se detaljer og registrere problemernes omfang. Hjemme på kontoret udarbejdes en teknisk indstilling med tilhørende økonomiberegning. Indstillingen godkendes af fondens tekniske ledelse. Den tekniske indstilling er internt arbejdsmateriale og er på baggrund af fondens erfaringer opbygget på en skabelon med en række checkpunkter, således at alle relevante aspekter tages i betragtning.

Afgørelse

Sagen går herefter til juridisk afdeling, hvor en juridisk ansvarlig medarbejder udarbejder fondens afgørelse på grundlag af den tekniske indstilling. Afgørelsen afviger i nogle tilfælde fra den tekniske indstilling, fordi sagens juridiske del f.eks. fører til et ekstra fradrag i dækningen. En afgørelse underskrives både af den juridisk ansvarlige og af den teknisk ansvarlige medarbejder.

Afgørelsen er normalt også opbygget efter en bestemt skabelon, som indeholder følgende elementer:

• grundlaget for afgørelsen
• dækningens hovedomfang
• konstaterede skader
• konstaterede svigt
• vedligeholdelsestilstand
• eventuelle fradrag i dækningen
• oplysninger om regres
• vilkår for udbedringen
• byggeprogram for udbedringen
• økonomisk ramme for udbedringen
• fremtidig vedligeholdelse
• forbehold for nye oplysninger
• klagevejledning

Yderligere medsendes en formular, der skal anvendes som byggeregnskab. Endelig indeholder afgørelsen en kvitteringsdel, hvor ejeren anmodes om ved sin underskrift at acceptere det administrative forløb og byggeprogrammet for udbedringen med tilhørende økonomiske ramme.

Rådgiveraftale

I de fleste tilfælde vælger vi udbedring efter vilkår II, hvor det er fonden selv, der via et rådgiverfirma står for gennemførelse af udbedringen. Når ejeren har indsendt sin erklæring om at være indforstået med byggeprogrammet m.v. går sagen til en teknisk ansvarlig medarbejder i fonden, som udvælger et passende teknisk rådgiverfirma til opgaven, fortrinsvis blandt de firmaer, der fungerer som eftersynsfirmaer for fonden. Aftalen indgås og ejeren får et brev herom, idet vi samtidig oplyser en foreløbig tidsplan for udbedringen.

Udbedring

Den tekniske rådgiver står for gennemførelsen af udbedringen. Rådgiverens opgave er i hovedtræk at projektere udbedringsarbejderne, indhente tilbud på udbedringen, indgå aftale med entreprenøren, føre tilsyn, styre byggesagen og udarbejde byggeregnskab. Bygningsejeren skal fremskaffe finansiering (byggelån) og betale fakturaer fra entreprenør, rådgiver og revisor. Udbedringsarbejderne skal sikre den nødvendige og forsvarlige udbedring. Andre forhold, som ikke er dækningsberettigede, kan udbedres samtidig, men disse skal holdes økonomisk adskilt fra de dækningsberettigede skader, både for rådgiver-, entreprenør- og finansieringsudgifters vedkommende. Fonden foretager en del ekspeditioner i nogle udbedringssager, bl.a. anvisning af rådgiverhonorar og afgørelse af tvivlsspørgsmål om udbedringens omfang.

Udbedringsarbejderne kan kun ske i samarbejde med bygningsejeren og beboerne. Der må som regel påregnes gener af forskellig art, mens udbedring sker. Der skal sikres adgang til de bygningsdele, der skal repareres eller udskiftes. I enkelte tilfælde indebærer dette midlertidig udflytning og rydning af hele boliger, men som regel er boligerne beboelige, medens udbedringen foregår. Ofte skal der ske delvis rydning, f.eks. af loftsrum eller af haver med henblik på stilladsopsætning.

Byggeregnskab

Når udbedringen er færdig holdes en afleveringsforretning af rådgiveren, og der udarbejdes et byggeregnskab på en blanket. Ejerens revisor reviderer regnskabet og forsyner det med en påtegning, hvorefter det indsendes til fonden. Her foretages en kontrol af regnskabet, herunder en gennemgang af byggeregnskabet i relation til byggeprogram og økonomisk ramme. Byggeregnskabet godkendes, fondens dækning beregnes og udbetales til ejeren eller til en bank, hvis ejeren har meddelt transport til en bank. Godkendelsen sker i form af en ny afgørelse fra fonden. Denne afgørelse sendes som regel inden 3 uger efter modtagelsen af byggeregnskabet. Hermed afsluttes skadesagen i fonden.

Eftersyn

Som et led i sine ydelser skal rådgiveren indkalde til et 1-års eftersyn af udbedringen. Ejeren skal derimod selv indkalde til et 5-års eftersyn. Efter 1-års eftersynet nedskrives entreprenørens garanti fra 10 % til 2 %, og efter 5-års eftersynet bortfalder garantien.

Vi skal bemærke, at der er mange atypiske sager, der forløber væsentligt anderledes end beskrevet. Det gælder især sager, hvor vi gør regres - altså prøver at få de ansvarlige for skaderne til at udbedre eller betale for udbedringen. Regressager kan trække længe ud. Vi bestræber os på at informere ejeren om udviklingen i sagen, når der er noget at orientere om.